Журнал учета выдачи инструкций по охране труда

Порядок разработки, согласования и утверждения инструкций

Назначение журнала: кому и когда он понадобится

Может ли ГИТ оштрафовать предприятие, которое не ведет Журнал выдачи инструкций по охране труда?

Журнал учета ввдачи инструкций по охране труда для работников

Как обеспечить защиту документов от порчи

Охрана и безопасность труда в школе и ДОУ

Общее понятие о журнале инструкции по охране труда

Какие ошибки возможны при заполнении журналов?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал учета выдачи инструкций по охране труда». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Порядок разработки, согласования и утверждения инструкций

2. Назначение журнала: кому и когда он понадобится

3. Может ли ГИТ оштрафовать предприятие, которое не ведет Журнал выдачи инструкций по охране труда?

4. Журнал учета ввдачи инструкций по охране труда для работников

5. Как обеспечить защиту документов от порчи

6. Охрана и безопасность труда в школе и ДОУ

7. Общее понятие о журнале инструкции по охране труда

8. Какие ошибки возможны при заполнении журналов?

Если во время проверки выясняется, что на предприятии этот журнал не ведется вообще, инспектор ГИТ может порекомендовать его завести. Наложить штраф за это он не может, поскольку Методические рекомендации, в которых приводится рекомендуемая форма документа, не являются нормативным правовым актом, и требовать их полного соблюдения у инспектора нет законных прав. В предписании инспектор может порекомендовать разработать и вести такой журнал.

Основное предназначение журнала учета инструкций по охране труда — отражение в реестрах отдела кадров определенных данных об выдаваемых сотрудникам инструкциях.

Наличие этого документа на предприятии является одной из основ, защищающих права сотрудников предприятия.

Кроме этого такой журнал требуется:

Как подтверждение соблюдения законодательных норм по охране труда, поскольку условия охраны труда предусмотрены Трудовым Кодексом РФ.
Для предоставления контролирующим организациям в случае осуществления проверок.
Если на производстве произошел несчастный случай, журнал требуется при расследовании. Он становится подтверждением того, что сотрудник получил на руки все необходимые инструкции по охране труда и имел возможность в нужный срок пройти переподготовку.

Также наличие такого учета поможет определиться с профессиональным заболеванием для тех работников, чья профессиональная деятельность связана с опасным и вредным для здоровья условиями.

Кроме этого, сотрудника, который отказывается в установленный срок проходить необходимый инструктаж, могут вполне законно отстранить от выполняемых обязанностей.

Для подтверждения своей правоты в таком случае руководителю придется в любом случае предоставить контролирующим органам журнал учета инструкций по охране труда.

Инструкции по охране труда должны разрабатываться руководителями структурных подразделений и согласовываться со службой охраны труда. Как правило, специалист по охране труда оказывает методическую помощь руководителям в разработке инструкций: он может разработать раздел с общими требованиями для всех работников или для отдельных видов работ общего характера. Также при необходимости привлекаются специалисты из других подразделений, эксплуатирующие производственное оборудование и организующие выполнение отдельных видов работ.

Документы, которые используются при разработке инструкций по охране труда:

штатное расписание;
перечни применяемого оборудования, инструментов и приспособлений;
перечень используемых веществ и материалов;
должностные инструкции;
перечни видов выполняемых работ;
осуществляемые технологические процессы;
применяемые на данный момент инструкции по охране труда;
имеющийся в компании общий перечень инструкций по охране труда.

Само по себе ведение журнала учета инструкций по охране труда необязательно, однако любой факт выдачи и получения документа необходимо отражать письменно. Ответственный работник и получивший инструкцию сотрудник обязательно:

указывают свою должность;
прописывают ФИО;
ставят подпись и расшифровку подписи (фамилия, инициалы);
указывают дату выдачи или возврата инструкции.

В большинстве случаев все эти записи удобнее всего систематизировать, т.е. вести соответствующий журнал. Основное его назначение – упрощение документооборота и оперативный поиск информации касательно:

постановки инструкции на учет;
названия документов;
даты утверждения инструкций;
данных сотрудников, которые прошли соответствующий инструктаж, прослушали курс и поставили свои подписи;
плановых сроков проверки инструкции.

Журнал инструкций по охране труда может понадобиться в самых разных случаях – как плановых, так и экстренных. Обычно он пригождается для получения описанных выше данных. Если же на производстве произошел несчастный случай, именно по журналу можно быстро восстановить:

проходил ли сотрудник соответствующий инструктаж;
когда он прошел обучение;
кто проводил курс.

Таким образом, документ может понадобиться как специалисту по охране труда, так и другим сотрудникам – например, менеджеру по кадрам, секретарю, непосредственно руководителю.

Какие графы заполняются в журнале:

Порядковый номер с 1 до конца строк.
Дата. Прописывается дата выдачи инструктивного материала.
Обозначение инструкции. Для удобства на предприятиях присваиваются специальные шифры, чтобы несложно было сориентироваться, какую инструкцию нужно выдать на участок.
Наименование документа. Прописывается кратко, о чем инструкция, слова могут быть сокращены, но все должно быть понятно и четко изложено.
Количество выданных экземпляров. Сотрудник службы по ОТ может сам установить, какое количество документов выдать на конкретный участок.
Должность получателя. Прописывается должность сотрудника, кто получил инструкцию на руки (не обязательно в соответствие со штатным расписанием, можно короче).
Подпись получившего. В последней графе получивший работник инструкцию оставляет свою подпись. Это обстоятельство свидетельствует, что инструкция выдана на руки. Здесь стоит внимательно отнестись к этому действию, чтобы исключить возникновение проблем. Возможно, это станет разбирательством по поводу произошедшего несчастного случая на производстве.

Кстати, на некоторых сайтах, которые предоставляют посетителям возможность скачивать журналы по охране труда, иногда пишется, что, поскольку Журнал является рекомендуемым документом, а не обязательным, его можно заполнять как угодно, хоть через лист, хоть фломастером. На самом деле это не так. Если Журнал утвержден приказом по организации, он становится частью документооборота. Следовательно, на него распространяются все требования в части заполнения, хранения, учета и т. д. Если же Журнал просто есть в наличии, но не утвержден приказом, это, действительно, бумага, которая не имеет никакой юридической силы. Маловероятно, что он чем-то поможет предприятию в судебных разбирательствах, например.

Журнал является способом отразить, кому и в какой форме выдавались инструкции по охране труда. Если на производстве случается несчастный случай, связанный с несоблюдением инструкций по охране труда, то сотрудник, ответственный за информирование остальных, может понести как административную, так и уголовную ответственность за невыполнение своих обязанностей. Заполняемый журнал учета непредвзято фиксирует кто, что и кому выдавал, проводился ли инструктаж с конкретным членом команды.

Имея на руках такое доказательство выполнения своих обязанностей, руководитель, бригадир или другой ответственный за безопасность на производстве человек минимизирует свой риск попасть в тюрьму по решению суда из-за несчастного случая.

Согласно существующему закону, а именно 6 пункту упомянутых Методических рекомендаций Минтруда, инструкция по охране труда должна переиздаваться, пересматриваться минимум раз в 5 лет. Если это происходит в момент существования прежнего журнала (в котором упомянут старый образец), то о выходе новой редакции должны быть пометки напротив каждой графы с этим документом.

Если одному и тому же лицу выдается несколько инструкций разного типа, то на каждую из них отводится отдельная строчка. Названия не нужно вписывать через запятую.

В случае допущения ошибки в журнале учета выдачи инструкций по охране труда зачеркивается строка целиком, одинарной чертой. Ниже вписывается вся информация с самого начала. Не допускается вести его карандашом или пропускать строчки. Удобно вести документ синей или черной пастой. В электронном виде его заполнить невозможно, так как необходимо ставить «живые» подписи уведомленных сотрудников.

Практически все документы по охране труда ведут в бумажном формате. Документы расследования несчастных случаев могут содержать в себе не только бумаги, но и рентгеновскую пленку, грампластинки, так и СД диски, ведь в материалы по расследованию НС присоединяют все источники информации, которые рассматривала комиссия, и которые не являлись вещественными доказательствами в суде, подлежащими уничтожению или возврату потерпевшим.

Известно, что бумажные документы необходимо оберегать от влияния самых разнообразных физических факторов: воды, огня, света и плесени. Со временем любая бумага и печать на ней неизбежно утрачивает свой первозданный вид под влиянием факторов окружающей среды.

Наименее устойчивыми к хранению относятся рукописные записи, нанесенные гелевыми ручками, а в машинописном тексте – копии.

Все документы, подлежащие архивному хранению, должны быть осмотрены ЭПК, на предмет наличия следов порчи. К ним относятся:

запах плесени
неоднородные цветные пятна на листах, их мраморность
разложение бумаг
«склеенные» листы
«ветхая» бумага
грибницы (споры, пушистость) и следы черной плесени и т.п.

Обратите внимание! В некоторых случаях виной досрочной порчи документов по ОТ становятся непредвиденные ситуации, как например, затопление грунтовыми водами, промерзание стены углового кабинета, срабатывание дренчерной системы пожаротушения, и конечно, пожар.

Особое внимание необходимо уделить документам с повышенными сроками хранения. Во время работы ЭПК следует обратить внимание на условия хранения документов, а также на указанные нами выше признаки повреждения документов.

ЭПК – экспертно-проверочная комиссия для осуществления контроля за отбором документов, чьи сроки истекли, к уничтожению.

Таким образом, архивные документы должны храниться в сухих и проветриваемых помещениях, не подвергаемых воздействию атмосферных осадков, не затопленных, желательно без окон, но с вентиляцией.

Чтобы обеспечить сохранность документов в архиве, необходимо:

создать оптимальные условия хранения документов
разместить документы в хранилище
соблюдать порядок выдачи дел из архива
учитывать документы, их проверку и состояние
обеспечивать физико-химической сохранность документов

Оптимальные условия хранения документов обеспечивают:

предоставление для архива помещения и проведение его планово-предупредительного ремонта
оборудование помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией
применение специального оборудования для хранения документов (стеллажей, коробок, сейфов, шкафов и т.д.)
создание оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведение санитарно-гигиенических мероприятий

Пакеты документов для школы
Положения
для
школы
Инструкции
для детских
лагерей
Должностные
инструкции
для школы
Документы
по Охране труда
в школе
Пожарная
безопасность
в школе
Инструкции
для
кабинетов
Документы
по ГО и ЧС
в школе
Документы
для котельной
школы
Инструкции
для организаций
питания

Пакеты документов для детского сада
Положения
для
ДОУ
Должностные
инструкции
для ДОУ
Охрана
труда
в ДОУ
Пожарная
безопасность
в ДОУ
Документы
по ГО и ЧС
в ДОУ
Документы
для котельной
ДОУ

Журнал инструкций по охране труда – это журнал, который должен вестись на каждом предприятии, в нем указываются основные данные о проводимых инструкциях. Так же в данном журнале отражается информация о сотруднике, который ответственный за составление данной инструкции. Если в результате ознакомления с определенной инструкцией возникают вопросы их можно адресовать ответственному сотруднику.

Согласно действующим законам Министерства Труда Российской Федерации, журналы по учету инструкций должны вестись в двух формах.

Журнал учета инструктажей;
Журнал учета выданных листов для ознакомления с инструктажем;

Журнал учета инструктажей.

В данном журнале отражается полная информация об инструктаже:

· Дата принятия данного инструктажа;

· Точное и полное наименование принятой инструкции;

· Полные данные сотрудника, который отвечает за принятое положение.

В журнале обязательно ставиться подпись сотрудника ответственного за принятую инструкцию. Данная форма журнала должна ранится в доступном для каждого сотрудника месте, для ознакомления в любой момент рабочего времени.

Журнал учета выданных листов для ознакомления с инструктажем.

В данной форме журнала, указывается:

· информация о выданной инструкции для ознакомления сотрудникам (номер и полное наименование инструктажа);

· Дата выдачи листа для ознакомления;

· Полные данные сотрудников, которым выдали листы для ознакомления.

Каждый сотрудник, который получает лист для ознакомления с инструктажем, обязан ознакомиться и расписаться в журнале.

Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

Дата выдачи

Обозначение (номер) инструкции

Наименование инструкции

Кол-во выданных экземпляров

Ф.И.О., профессия (должность) получателя инструкции

Подпись получателя инструкции

Заполнение документации может сопровождаться следующими ошибками.

Сведения о типе проводимого инструктажа отсутствуют или указаны некорректно.
Данные о персонале, проходящем стажировку, указаны неверно. Отсутствует сведения о количестве отработанных смен, направлении деятельности и т.д.
Записи в журнале не заверены подписью ответственного лица.
Отсутствуют сведения о вводных, регулярных и прочих инструктажах, хотя по факту они были проведены.
Нарушена хронология событий. Даты проведения и типы инструктажей имеют некорректную последовательность.
Не соблюдены даты пересмотра инструкций.
Должность лица, проходившего инструктаж, указана некорректно.
Корректировки внесены с нарушением действующих норм. Присутствуют грубые исправления, усложняющие восприятие информации.
Отсутствуют отдельные страницы. Предприняты попытки исправления нумерации.
Поврежден шнур или контрольный стикер на последней странице.